Dématérialisation documents RH

Dématérialiser ses documents RH

Actuellement au cœur des problématiques et des stratégies RH des entreprises, la dématérialisation présente des avantages indéniables. Il est possible de dématérialiser une partie ou la totalité des documents RH de son entreprise, et ce pour de multiples raisons qui peuvent être à la fois financières, stratégiques ou environnementales.


Depuis le 1er janvier 2017 et selon l’article D3243-7 du Code du travail, une entreprise peut dématérialiser les bulletins de paie et tout autre document RH au format électronique sans avoir à préalablement demander l’aval de ses salariés. Les salariés doivent cependant être informés par leur entreprise qu’ils peuvent faire valoir un droit d’opposition.

La transformation numérique des documents telle que le bulletin de paie dématérialisée s’impose aujourd’hui dans le monde de l’entreprise afin d’optimiser les processus et de réduire les coûts. Opter pour une dématérialisation des documents va aussi fluidifier les échanges entre les pôles RH et les salariés, ce qui va à terme renforcer l’engagement de chacun au sein de l’entreprise.


GPRH Solutions vous propose des offres adaptées pour toutes les tailles d’entreprises et dans tous les secteurs afin de vous permettre d’aborder cette transformation de votre fonctionnement le plus sereinement possible.

Pourquoi choisir de dématérialiser
ses bulletins de paie et autres documents RH ?

La dématérialisation des documents RH d’une entreprise soulève de nombreux enjeux
qu’il est aujourd’hui important de prendre en considération.

Le gain de temps

Choisir de dématérialiser les bulletins de paie de son entreprise permet de simplifier un certain nombre de tâches. Il est en effet simple de venir automatiser certains processus à l’aide d’un logiciel RH. Les échanges avec les salariés sont simplifiés et les équipes RH voient leur temps de travail optimisé.

La garantie de conformité

La plupart des logiciels RH assurent une veille juridique. Optez pour une solution digitale, sécurisée et conforme au RGPD et à la législation française pour partager et stocker vos documents importants. 

La sécurité de stockage

En plus de faire gagner de la place dans les locaux de l’entreprise, opter pour des bulletins de paie et documents RH dématérialisés vous permet de garantir la conservation des documents RH en toute confidentialité dans des DataCenter situés en France. Les documents restent consultables et téléchargeables, et protéger contre les risques de perte ou de détérioration sont bien plus réduits.

La diminution des coûts administratifs

En dématérialisant ses documents RH, une entreprise va considérablement réduire ses dépenses en termes d'impression, de mise sous pli, de stockage et d’affranchissement.

L'amélioration de la marque employeur

Une entreprise qui entame une transition numérique renvoie une image plus dynamique !

L'engagement environnemental

Une dématérialisation des document RH va venir répondre aux enjeux RSE et QSE relatifs aux démarches et aux besoins environnementaux.

Quelles sont les fonctionnalités proposées

pour vos bulletins de paie dématérialisés ?

GPRH Solutions s’est depuis de nombreuses années spécialisée dans la distribution de solutions RH complètes
afin de vous faciliter le passage au numérique. Nous sélectionnons nos plateformes pour leur ergonomie
et leurs fonctionnalités dans un seul but : vous faire gagner du temps et de l’argent !

Distribution multicanale

Vous avez la possibilité de choisir les canaux de distribution que vous souhaitez proposer à vos collaborateurs. Vous automatisez ensuite ces souhaits selon les besoins de vos collaborateurs. Chaque salarié est notifié de la réception de leurs bulletins de paie dématérialisés et peuvent ensuite le visualiser ou l’imprimer depuis leur coffre-fort.

Compatibilité

Compatibilité avec tous les formats de bulletins de paie : Peu importe le format de vos bulletins de paie, tous les logiciels de paie (Sage, SilaE, EBP, CEGID, Pégase…) sont prévus pour accepter tous les formats possibles. Vous avez également la possibilité d’ajouter des pièces jointes à vos envois.

Gestion multi-sociétés

Gestion multi sociétés et personnalisation : La plupart des solutions RH vous offrent la possibilité de paramétrer plusieurs comptes d’entreprises mais aussi plusieurs comptes utilisateurs avec des droits distincts. Vous pouvez bien sûr sécuriser les envois pour chacun des comptes et personnaliser les modèles de documents de votre entreprise.

Coffre-fort numérique RH

Les plateformes RH donnent un accès à un coffre-fort numérique RH pour l’employeur. Il permet d’archiver les bulletins de paie dématérialisés ainsi que tous les documents RH en toute sécurité. Les coffres-forts numériques sont des solutions certifiées dans le respect des normes françaises et RGPD, ce qui garantit une valeur juridique aux documents numériques et garantissent leur intégrité.

Signature numérique

Les solutions RH permettent de proposer la signature électronique des documents RH dématérialisés à vos collaborateurs. Vous pouvez faire signer numériquement une ou plusieurs personnes grâce à de véritables parapheurs numériques. Il est également possible de recevoir des alertes lorsqu’un document est signé numériquement.

Des solutions pour dématérialiser vos bulletins de paie
avec GPRH Solutions

GPRH Solutions a sélectionné pour vous des partenaires de confiance, acteurs majeurs sur le marché. Nous les avons choisis pour leur expertise, leur sérieux et leur avancée technologique. Chacun de ses éditeurs s’appuient sur des plateformes sécurisées hébergées en France et respectant la législation française au regard des normes RGPD.

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